横浜市の社労士法人:人事労務相談、人事制度設計、就業規則作成、その他社会保険手続きもお任せください。

TEL 045-264-8515

お問い合わせ

お気軽にご相談ください!<電話受付:平日9時〜17時>

メニュー

マイナンバー取扱いでのヒヤリハット

「役所が、依頼がないのに個人番号の掲載された住民票を出力してしまい、それに気づかず金融機関に提出してしまった」等というニュースを目にすることがあります。

いつもの作業、と思ってやってしまうと「しまった!」ということが起こってしまいそうですね。

 

個人情報保護委員会のホームページでは、マイナンバー取扱いで起こりうるヒヤリハット(重大な事故には至らなかったものの、それにつながりうる事象)の事例を挙げています。

 

会社で起こりうる事例は次のものです。

 

○人事異動があったので「従業員名簿」を修正し、社内の電子掲示板に掲示しようとしたところ、誤って同じフォルダーに保存していた「個人番号管理簿」を掲示しそうになった。

対策

・マイナンバー(個人番号)を管理するファイルは、他の人事管理ファイル等とは別のフォルダーに保存する方が安全です。
・インターネット上のホームページで公表する場合だけでなく、社内の電子掲示板などにお知らせなどを掲示する場合も、公表等する資料に表計算ソフトの不要なシートや非表示部分など、開示できないものが含まれていないかよく確認しましょう。

 

○マイナンバー(個人番号)が記入された書類を施錠できるキャビネットに保管していたが、書類を整理せずに積み重ねていたため、年度末の文書廃棄の際、廃棄する書類と一緒に捨ててしまいそうになった。

対策

・厳重に保管しなければならない書類は、個別にファイリングし、表題を付けるなど一目でわかるように保管しましょう。
・保管していた書類を持ち出したり、廃棄したりする場合は、無関係な書類や廃棄できない書類が混ざっていないか確認しましょう。

 

これを見ると、「あってもおかしくないな」という内容です。

マイナンバーを「重要な個人情報」という認識が強くないと、こういったことが起こるかもしれません。

こういった事例・対策を確認し、意識を高めておきましょう。

 

 

過去のブログ

  【2016年3月7日】若者雇用促進法

  【2016年2月26日】同一労働同一賃金

  【2016年2月23日】雇用保険法等の一部改正案を国会に提出

  【2015年12月16日】法改正情報まとめ

  【2015年9月17日】マイナンバー 法人番号の通知

あおい社会保険労務士法人

社会保険労務士 板垣ゆりか

就業規則見直しをご検討の方はこちらへ

https://www.roumu-shi.com

▲ページTOP