プライバシーポリシー

個人情報保護方針

あおい社会保険労務士法人は、社会保険労務士法第２１条（秘密を守る義務）を遵守するとともに、業務受託しているお客様の個人情報の保護を最も重要な責務の一つと認識し、以下の方針に基づき個人情報保護に関する確約を徹底します。

１．法令等の遵守
個人情報に関する法令、国が定める指針、社会保険労務士法その他の規範を遵守します。常にお客様の情報を厳格に管理し、個人情報を適正に取り扱います。

２．適正な取得
個人情報を取得する際には、適法かつ公正な手段によって取得します。

３．利用
取得した個人情報は、取得の際に示した利用目的もしくはそれと合理的な関連性のある範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用します。お客様の情報の利用目的は受託契約書等に明記し、業務遂行に必要な最小限の情報を取得し、利用するものとします。個人情報の目的外利用をいたしません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

４．第三者提供
法令に定める場合を除き、第三者に提供することはありません。ただし、人の生命の保護等、本人の同意取得が困難であったり支障のある場合は、例外として提供することがあります。

５．業務の再委託
業務を再委託することはありません。ただし、業務遂行上必要な場合は、委託元へ文書をもって報告し、再委託を行なうことがあります。このとき、必ず当法人の機密保持基準に従うこと、および基準遵守状況確認のための監査ができることを要求します。

６．情報開示
本人から個人情報について開示・訂正・利用停止・消去などを求められた場合は、必要な範囲で対応します。企業から受託した業務遂行に必要なため取得した従業員の個人情報について、本人から直接の開示・訂正・利用停止・消去などの請求については、依頼のあった企業を経由して対応します。

７．雇用管理に関する個人データ
業務遂行上取得した雇用管理に関する個人データに関し、次のように取り扱います。
1.　個人情報を漏らし、または盗用しません。
2.　委託契約の範囲を超える加工、改ざん等をしません。
3.　利用目的達成後は適切かつ確実な返却、破棄、もしくは削除をします。
4.　必要な範囲を超える複写や複製をしません。
5.　廃棄の際は、事務スペース内に設置したクロスカットシュレッダーを使用します。

８．個人情報のセキュリティー
個人情報の漏洩、滅失またはき損等のリスクに関して、事故等の未然防止策および是正に関する対策を実施し、個人情報に関するセキュリティー体制を継続的に向上させます。

９．個人情報保護マネジメントシステム
当法人は、全従業者に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報マネジメントシステム（当法人が保有する個人情報を保護するための方針、規程、基準、組織、計画、実施、監査および見直しを含むマネジメントシステム）を策定し、実施し、維持し、継続的に改善します。

この個人情報保護方針を定め、外部公開するとともに全従業者に周知徹底させ、継続的に改善することに努めます。

本方針並びに個人情報に関するお問合せ・ご相談・苦情等には、適切に対応いたします。
連絡先：
あおい社会保険労務士法人
代表　社会保険労務士　平山久美子
ＴＥＬ．０４５－２６４－８５１５

2015年３月１日　制定
2015年８月３日　改訂
2016年１月５日　改訂
2017年３月１日　改訂

社会保険労務士法第２１条（秘密を守る義務）

　開業社会保険労務士は、正当な理由がなくて、その業務に関して知り得た秘密を他に漏らし、または盗用してはならない。開業社会保険労務士でなくなった後においても、また同様とする。

個人情報の取扱いについて

あおい社会保険労務士法人は、個人情報を保護することが重要な責務であることを認識し、その取り扱いについて次のように定めます。

１．個人情報の利用目的
個人情報は、次の目的で使用します。なお、個人情報の内容に不備等がございますと、適切なサービスが提供できない場合がありますので、ご了承ください。

（１）受託によりお客様企業から取得する個人情報
1.　官公署へ届け出る書類作成代行
2.　就業規則、人事制度等のアドバイス
3.　給与計算

（２）当法人の採用選考及び職員の個人情報
４．お客様担当者との連絡（※）
５.　当法人の職員応募採用選考（※）
６．当法人の職員人事管理（※）

（３）お問合せから取得した個人情報
７．お問い合わせ対応（※）

（※）については、開示対象個人情報となります。

２．個人情報の管理について
当法人は、上記様々な目的から個人情報の取得、利用、提供、保管等を行いますが、その実施にあたっては個人情報保護法、その他個人情報保護に関する指針、条例等に沿って適切に行うものとします。

３．個人情報の第三者への提供及び委託について
お客様からのご相談や専門サービスを提供する際に、当法人以外の専門家の助言が必要な場合には、同意を得た上で第三者へ情報を提供することがあります。また、業務の必要上、当法人の基準を満たす委託先に業務委託する場合があります。

４．個人情報の開示、訂正、利用停止等の手続き
お預かりした個人情報が不正確である場合には、正確なものに変更させていただきます。当法人からのダイレクトメ－ルや電子メ－ルでのご案内について、希望されない場合は、 取扱いを停止させていただきます。個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）をご希望の方は、必要な手続きについてご案内いたしますので、以下の「個人情報の開示等請求手続きのご案内」をご参照下さい。その際、お申出の方がご本人であることを確認させていただいた上で速やかに対応させていただきます。また、ご希望の全部または一部に応じられない場合はその理由をご説明します。

５．個人情報保護管理者
あおい社会保険労務士法人　代表　平山久美子

６．認定個人情報保護団体
当法人の所属する認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先は以下の通りです。

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565
フリーダイヤル：0120-700-779（受付時間　平日9：30～12：00、13：00～16：30）
なお、こちらの連絡先は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。

保有個人データ又は第三者提供記録の開示等請求手続きのご案内

　当法人では、以下に示します開示等請求手続きにより、当法人がお預かりしています保有個人データ又は第三者提供記録の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）又は第三者提供の記録開示をいたします。また、事実と異なる場合、個人情報の訂正に応じます。

１．開示等の対象となる個人情報又は第三者提供の記録
開示等の対象となる個人情報は、当法人のデータベース、または検索可能な状態に整理された当法人の情報ファイルに保管されている個人情報です。ただし、当法人が業務受託しているに過ぎず、当法人に開示等の権限がない個人情報は開示対象とはなりません。また、当法人が保有する個人情報の第三者提供に係る記録についても開示対象となります。

２．開示等の対象となる個人情報の利用目的
開示等の対象となるすべての個人情報の利用目的は、以下の通りです。
　①採用選考者情報
　　採用選考のため
　②従業員情報
　　従業員管理のため

３．保有個人データ又は第三者提供の記録の開示等の請求手続き
ご本人が開示等の請求項目（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）を当法人指定の申請書「開示対象個人情報申請書」に必要事項を記載した後、郵便書留にてお送りください。「開示対象個人情報申請書」は、当法人より郵送させて頂きます。

４．開示等の請求先
以下の窓口まで当法人所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりご請求ください。
〒231-0011
神奈川県横浜市中区太田町6-84-2　大樹生命横浜桜木町ビル３階
あおい社会保険労務士法人
個人情報保護管理者　平山久美子

５．本人確認
本人確認のため、氏名、住所、電話番号を確認させていただきます。郵送書類に、運転免許証（表・裏ともに）、パスポート、各種福祉手帳、各種健康保険証、各種年金手帳、外国人記載事項証明書のいずれかのコピーを添付してください。

※この件に関する個人情報は、開示等のご請求に対する回答が終了いたしましたら、1年以内に適切に削除、廃棄させていただきます。

※開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書類等の個人情報は、ご本人様確認、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示などのご請求への対応に必要範囲内のみで取り扱います。当情報に関しては委託元含め第三者への提供はいたしません。なお、本人確認書類提出についてはお客様のいただけなかった場合は開示等の請求には応じられませんので、悪しからずご了承ください。また、当個人情報に関して、本人が容易に認識できない方法で取得することはございません。

６．当法人からの回答
個人情報又は第三者提供の記録の開示等の可否につきましては、書類到着後原則３０日以内に回答いたします。また、開示、訂正などの結果につきましては、弊社からの郵送（簡易書留）、メール添付、その他お客様ご要望の方法（別途ご相談をさせていただく場合があります）での回答となります。

７．開示等の請求者が開示等の本人とは異なる場合
原則としてご本人または代理人からの開示等の請求を受け付けます。その際、誤った情報があった場合は、直ちに訂正などの処置を行ないます。
ご本人と異なる方が開示等の請求される場合、ご本人との関係を示す書類、委任状、請求者本人確認資料を同封してください。

８．保有個人データの安全管理策のために講じた措置
①個人データの取扱いに係る規程等の整備
　個人情報の取扱いにおけるライフサイクル（取得、利用、保存、提供、削除・廃棄）において、取扱上のリスクを認識し、取扱方法、責任者等を定めた取扱規程の策定・運用
②組織的安全管理措置
　従業員から個人情報保護管理者への報告体制を整備すると共に、個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検を実施すると共に、他部署の担当者による定期的な監査の実施
③人的安全管理措置
　従業員各人との秘密保持契約の締結及び、個人データの取扱いに関する従業員教育の定期的な開催
④物理的安全管理措置
　個人データを取扱う区域における入退室を制限、個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類の盗難、紛失を防止するための措置の実施
⑤技術的安全管理措置
　個人データを取扱うことのできる機器及び当該機器を取扱う従業員の明確化及び個人データへの不要なアクセスの防止

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

　あおい社会保険労務士法人は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当法人の従業員等の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について当法人とし取り組む本基本方針を定めます。

１　特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について
当法人は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。

２　安全管理措置について
当法人は、特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

３　関係法令・ガイドライン等の遵守について
当法人は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）、社労士版のためのマイナンバーハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

４　特定個人情報等に関する問合せ窓口
本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当法人における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

本方針は、全従業者に周知、徹底するとともに、当法人外に対しても公表いたします。また、従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。

制定日：２０１６年１０月２４日
あおい社会保険労務士法人　 代表　平山久美子

当法人特定個人情報お問合せ窓口
特定個人情報管理責任者　平山久美子
電話：045-264-8515　10:00～17:00

あおい社会保険労務士法人で取り扱う事務の範囲および利用目的

当法人が、当法人の従業員又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約書に基づく特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

1.従業者に係る個人番号関係事務
（１）雇用保険届出事務※
（２）健康保険・厚生年金保険届出事務※
（３）労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
（４）給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

2.従業者以外の個人に係る個人番号関係事務
（１）報酬・料金等の支払調書作成事務
（２）配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
（３）国民年金第3号被保険者届出事務
（４）不動産の使用料等の支払調書作成事務
（５）不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

3.委託契約に基づく個人番号関係事務
（１）雇用保険届出事務※
（２）健康保険・厚生年金保険届出事務※
（３）労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
（４）賃金計算事務等

上記1～3に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）
※1.（１）（２）、3（１）（２）の事務には、適用、給付及び助成金を含む。

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