マイナンバー取扱いでのヒヤリハット

「役所が、依頼がないのに個人番号の掲載された住民票を出力してしまい、それに気づかず金融機関に提出してしまった」等というニュースを目にすることがあります。

いつもの作業、と思ってやってしまうと「しまった！」ということが起こってしまいそうですね。

 

個人情報保護委員会のホームページでは、マイナンバー取扱いで起こりうるヒヤリハット（重大な事故には至らなかったものの、それにつながりうる事象）の事例を挙げています。

 

会社で起こりうる事例は次のものです。

 

○人事異動があったので「従業員名簿」を修正し、社内の電子掲示板に掲示しようとしたところ、誤って同じフォルダーに保存していた「個人番号管理簿」を掲示しそうになった。

対策

・マイナンバー（個人番号）を管理するファイルは、他の人事管理ファイル等とは別のフォルダーに保存する方が安全です。
・インターネット上のホームページで公表する場合だけでなく、社内の電子掲示板などにお知らせなどを掲示する場合も、公表等する資料に表計算ソフトの不要なシートや非表示部分など、開示できないものが含まれていないかよく確認しましょう。

 

○マイナンバー（個人番号）が記入された書類を施錠できるキャビネットに保管していたが、書類を整理せずに積み重ねていたため、年度末の文書廃棄の際、廃棄する書類と一緒に捨ててしまいそうになった。

対策

・厳重に保管しなければならない書類は、個別にファイリングし、表題を付けるなど一目でわかるように保管しましょう。
・保管していた書類を持ち出したり、廃棄したりする場合は、無関係な書類や廃棄できない書類が混ざっていないか確認しましょう。

 

これを見ると、「あってもおかしくないな」という内容です。

マイナンバーを「重要な個人情報」という認識が強くないと、こういったことが起こるかもしれません。

こういった事例・対策を確認し、意識を高めておきましょう。

 

 

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